Kada se imenuje novi ili dodatni ISVU koordinator (osoba koja će tu ulogu obavljati uz postojećeg koordinatora) potrebno je ispuniti Odluku o imenovanju novog ili dodatnog ISVU koordinatora na odsjeku/katedri.

Prilikom promjene ISVU koordinatora na odsjeku/katedri (kada jedan koordinator prestaje obavljati tu dužnost i umjesto njega se imenuje druga osoba), potrebno je ispuniti Odluku o promjeni ISVU koordinatora na odsjeku/katedri.

U slučaju imenovanja zamjene za ISVU koordinatora (ako je trenutni koordinator na dulje vrijeme spriječen obavljati tu ulogu npr. zbog bolesti, stipendije i sl.) potrebno je ispuniti Odluku o imenovanju zamjene za ISVU koordinatora na odsjeku/katedri.

Nakon što su u odluci popunjeni svi potrebni podaci, potrebno ju je potpisati i ovjeriti žigom odsjeka. Potpisanu i ispunjenu odluku treba urudžbirati na Ured za ISVU.

Po primitku urudžbirane odluke, Ured za ISVU započinje proceduru dodjele potrebnih ovlasti i dozvola za rad u ISVU te se mailom javlja koordinatorima sa svim potrebnim podacima i uputama.